RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La Gestion des services aux employés fournit des services liés à la rémunération à tout le personnel de la Ville d’Ottawa et du Service de police d’Ottawa, y compris l’administration de toutes les transactions relatives aux mouvements d’employés, notamment les ajustements de postes, de salaires, d’avantages sociaux et de régimes de retraite, conformément aux conventions collectives, aux politiques de la Ville et aux exigences législatives, ainsi qu’aux activités du Centre de service de l’Administration de la paie, des régimes de retraite et des avantages sociaux.

Le titulaire agit également comme premier point de contact et source d’expertise pour le personnel de la Ville en ce qui concerne les informations, demandes de renseignements et transactions relatifs à la paie, aux régimes de retraite et aux avantages sociaux.

Il fournit des services de soutien quotidiens et continus de première ligne relatifs aux appels concernant la rémunération, les avantages sociaux, les régimes de retraite, le libre-­service des employés (LSE) et le libre-service des gestionnaires (LSG). Il fait preuve de jugement, de tact et de discrétion quand il interagit avec le personnel de la Ville, tous niveaux confondus. Au besoin, il fournit également du soutien aux utilisateurs et de la formation, diagnostique les pannes et règle les problèmes, élabore des processus, documente les activités et tient les livres selon les besoins.  Il est responsable de l’intégrité des données conservées sur le site sécurisé des régimes de retraite d’OMERS (accès en ligne) ainsi que sur le site sécurisé de la compagnie d’assurance. Il est aussi responsable de la mise à jour et de la vérification des données de base sur la rémunération, le régime de retraite et les avantages sociaux dans SAP en réponse aux demandes des employés, s’il y a lieu.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Posséder un diplôme d'études postsecondaires ou collégiales obtenu au terme de deux années d’études dans un domaine lié aux affaires.

Au moins 3 années d’expérience pertinente dans divers domaines fonctionnels reliés à l’administration de la paie ou aux ressources humaines, avec un accent sur les services à la clientèle de première ligne

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

CONNAISSANCES

• Principes du service à la clientèle
• Connaissance des divers services de la Ville d’Ottawa, des procédures opérationnelles et administratives internes, des personnes-ressources pertinentes, des conventions collectives et des services offerts
• Connaissance pratique des politiques, processus et procédés de l’administration de la paie et des ressources humaines
• Connaissance de la suite logicielle Microsoft Office et d’autres logiciels qu’utilise normalement la Ville
• Connaissance intermédiaire de SAP
• Être au fait des lois applicables – Agence du revenu du Canada, Loi de 2000 sur les normes d'emploi, Code canadien du travail, Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension, Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario, LAIMPVP, CSPAAT.
• Être au fait des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et obligations des travailleurs

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Attacher de l’importance au service à la clientèle : savoir communiquer avec tact et efficacité, verbalement et par écrit, avec les clients de l’administration municipale, tous niveaux confondus.
• Connaissance manifeste de l’utilisation de SAP dans un environnement de services des RH et de la paie
• Être en mesure d’appliquer les dispositions des conventions collectives se rapportant aux opérations des employés
• Exceller dans l’organisation et la gestion du temps : être capable de planifier, organiser et mener à bien les tâches assignées, de gérer simultanément plusieurs tâches concomitantes et de classer le travail par ordre de priorité afin de composer avec une lourde charge de travail et de respecter des délais fermes.
• Faire preuve d’une grande minutie et d’exactitude dans la tenue des dossiers; être capable de produire des feuilles de calcul et des rapports statistiques. 
• Faire preuve d’aptitudes pour les communications avec les employés et les gestionnaires, tous niveaux confondus, ainsi qu’avec la population.
• Travailler en toute autonomie ou au sein d’une équipe, et concevoir des solutions novatrices.
• Être en mesure de bien communiquer sur des enjeux complexes.
• Posséder des aptitudes supérieures en matière de service à la clientèle, être patient et faire preuve de tact avec les clients et les autres membres du personnel.
• Faire preuve d’un grand sens de l’organisation, de fiabilité et de souplesse.
• Faire preuve d’intégrité, de tact, de discrétion et d’un jugement sûr quand il s’agit de manipuler des renseignements confidentiels.
• Avoir l’esprit d'initiative.
• Être créatif et novateur.
• Faire preuve de rigueur. 
• Avoir l’esprit d’équipe.
• Être débrouillard.
• Être capable de mener plusieurs tâches simultanément et de travailler en toute autonomie, sous une supervision minimale, et en fonction de délais serrés.