Adjoint(e) bilingue au service à la clientèle (français/anglais)

Lieu : Montréal, Québec – Mode hybride (présence au bureau 2 jours par semaine)
Langues : Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. L’anglais est requis afin de communiquer avec des employés, clients et partenaires à l’extérieur du Québec.
Durée : Contrat d’un an avec possibilité de prolongation ou de conversion en poste permanent
Vérification d’antécédents : Cote de fiabilité requise

À propos de l’opportunité

Altis Recruitment collabore avec une organisation bien établie afin de recruter deux adjoint(e)s bilingues au service à la clientèle pour soutenir les opérations administratives d’une équipe spécialisée.

Ce poste constitue une excellente opportunité pour une personne organisée, rigoureuse et orientée vers le service. Dans ce rôle, vous contribuerez au bon fonctionnement des opérations administratives quotidiennes en gérant les communications entrantes, le traitement du courrier et la mise à jour des informations dans les systèmes internes. Vous collaborerez avec différentes équipes internes afin d’assurer un service efficace et professionnel auprès des employés, des clients et des partenaires.

Ce que vous y gagnerez

• Une expérience professionnelle enrichissante au sein d’un environnement collaboratif

• L’occasion de développer vos compétences administratives et en service à la clientèle

• Une exposition à différentes équipes et fonctions organisationnelles

• La possibilité d’évoluer vers un poste permanent selon les besoins organisationnels et la performance

Vos responsabilités

• Répondre aux appels entrants sur la ligne téléphonique sans frais du département et traiter les demandes de renseignements

• Ouvrir, trier et préparer le courrier entrant

• Numériser le courrier dans le système de gestion documentaire et attribuer les tâches appropriées aux membres de l’équipe

• Préparer et acheminer la correspondance destinée aux employés, clients et fournisseurs de services

• Maintenir et mettre à jour les informations des employés et des clients dans les systèmes internes (coordonnées, informations bancaires, données de facturation)

• Saisir et traiter les données de facturation pour paiement

• Examiner le courrier retourné à l’expéditeur et effectuer les suivis nécessaires

• Coordonner la distribution des dossiers demandés auprès du centre d’archives

• Offrir un soutien administratif général selon les besoins de l’équipe

Compétences et qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent

• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

• Bonne maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel

• Excellentes compétences en saisie de données et en dactylographie (minimum de 50 mots par minute)

• Solides compétences en service à la clientèle et en communication téléphonique

• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu’au sein d’une équipe

• Bon sens de l’organisation, gestion efficace du temps et capacité à établir les priorités

• Excellentes aptitudes en communication

• Capacité d’analyse et compétences en résolution de problèmes

• Capacité à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique

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Bilingual Client Service Assistant (French/English)

Location: Montreal, Quebec – Hybrid (2 days per week on-site)
Language: Fluency in both French and English, written and spoken. English is required to communicate with employees, clients, and partners outside of Quebec.
Duration: 1-year contract with potential extension or permanent conversion
Background Check Requirement: Reliability clearance required

About the Opportunity

Altis Recruitment is partnering with a well-established organization to hire two Bilingual Client Service Assistants to support the administrative operations of a specialized team.

This role is an excellent opportunity for an organized, detail-oriented professional who enjoys providing strong service and contributing to a collaborative team environment. In this position, you will support daily administrative operations by managing incoming communications, processing mail, and maintaining accurate information within internal systems. You will collaborate with various internal teams to help ensure efficient and professional service for employees, clients, and partners.

What’s in it for You

• Valuable experience within a collaborative professional environment

• The opportunity to build administrative and customer service skills

• Exposure to multiple teams and internal operations across the organization

• Potential pathway to a permanent role based on organizational needs and performance

Your Responsibilities

• Answer incoming calls on the department’s toll-free line and respond to inquiries

• Open, sort, and prepare incoming mail

• Scan mail into the document management system and assign tasks to team members for review and action

• Prepare and send correspondence to employees, clients, and service providers

• Maintain and update employee and client information in internal systems, including contact details, banking information, and invoice data

• Enter and process invoices for payment

• Investigate returned mail and resend correspondence as required

• Coordinate the distribution of files requested from the Records Centre

• Provide additional administrative support as needed

Skills and Qualifications

• Completion of high school or equivalent
• Fluency in both French and English (written and spoken)
• Proficiency in Microsoft Outlook, Word, and Excel
• Strong keyboarding and data entry skills (minimum 50 words per minute)
• Excellent customer service and phone communication skills
• Ability to work independently as well as collaboratively within a team
• Strong organizational, time management, and prioritization skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Strong analytical and problem-solving abilities
• Ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment

We appreciate the time and effort all applicants invest in their submissions. Please note that only candidates shortlisted for this role will be contacted directly. However, your profile will remain under consideration for future opportunities that align with your experience and career goals. All qualified applicants will receive fair consideration for employment. We welcome individuals of all backgrounds, experiences, and identities including those who identify as women, members of racialized groups, Indigenous Peoples, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ communities. If you require an accommodation, please review our accessibility policy and reach out to our accessibility officer with any questions. Our human recruiters review all applications and always make the final hiring decision. On occasion, we also use AI-assisted tools to help review applications.