Gestionnaire des événements

Responsable de la préparation de toute la documentation liée aux événements et de la coordination avec le service des ventes, les départements de l’établissement et le client afin d’assurer un service cohérent et de haut niveau tout au long des phases pré-événement, événement et post-événement. Ce poste gère principalement des événements de complexité moyenne. Il veille à ce que la transition entre les ventes et le service, puis le retour aux ventes, se fasse sans accroc. Il identifie les opportunités de maximiser les revenus en proposant des ventes additionnelles et des améliorations pour créer des événements exceptionnels.

PROFIL DU CANDIDAT

Formation et expérience :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent (GED) ; expérience (1 à 2 ans) en gestion d’événements ou dans un domaine professionnel connexe.

OU

• Diplôme de 2 ans d’un établissement accrédité en gestion hôtelière et restauration, en hôtellerie, en administration des affaires ou dans un domaine connexe ; au moins 1 an d’expérience en gestion d’événements ou dans un domaine professionnel connexe requis.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion de la logistique et des opérations des événements

• Veille à la bonne progression des événements en suivant les procédures établies, en collaborant avec les employés et en garantissant l’exactitude.
• Accueille le client pendant la phase événementielle et transmet les détails à l’équipe des opérations événementielles.
• Respecte toutes les normes, politiques et procédures.
• Assure l’exactitude de la facturation et effectue la révision des factures avec les clients avant leur finalisation.
• Gère les blocs de chambres et les espaces de réunion pour des groupes de taille moyenne à importante.
• Identifie les défis opérationnels liés à son groupe et détermine la meilleure manière de collaborer avec le personnel et le client pour les résoudre ou proposer des solutions alternatives.
• Utilise son jugement pour intégrer les tendances actuelles en gestion et conception d’événements.
• Sert de liaison entre le commercial terrain et le client tout au long du processus (pré-événement, événement, post-événement).
• Participe aux visites de site avec le client et assiste le processus de vente si nécessaire.
• Effectue d’autres tâches selon les besoins de l’entreprise.
• Sollicite les retours des départements pour identifier des axes d’amélioration afin d’optimiser l’expérience du planificateur d’événements.

Assurer et offrir un service client exceptionnel

• Fournit un excellent service client tout au long de l’expérience et encourage les autres employés à faire de même.
• Donne aux employés les moyens d’offrir un service de qualité.
• Sert d’exemple positif pour les relations avec les clients.
• Coordonne et communique les détails de l’événement verbalement et par écrit au client et aux opérations.
• Se rend visible auprès du client à chaque étape.
• Supervise l’expérience client depuis la transmission du dossier jusqu’à la phase post-événement et le retour aux ventes.
• Effectue un suivi avec le client après l’événement.
• Répond aux problèmes et plaintes des clients.
• Utilise son jugement et son expertise pour améliorer l’expérience client.
• Reste disponible pour résoudre les problèmes ou proposer des alternatives.
• Travaille à améliorer continuellement le service en intégrant les retours et son jugement dans des plans d’action.
• Met l’accent sur la satisfaction des clients lors des réunions départementales et vise l’amélioration continue.
• Interagit avec les clients pour obtenir des retours sur la qualité des produits et des services.
• S’assure que les employés comprennent les attentes et les paramètres des activités événementielles.

Encadrement des équipes de gestion d’événements

• Organise des réunions formelles avant et après l’événement pour examiner et communiquer les besoins et retours des groupes.
• Dirige ces réunions pour des groupes de taille moyenne à importante.
• Facilite diverses réunions jugées nécessaires (réunion des ordres de banquet, revue des blocs, etc.).

Soutien et coordination avec la fonction ventes et marketing

• Participe au processus de vente et à la prévision des revenus pour les groupes clients.
• Propose des ventes additionnelles de produits et services tout au long du processus.
• Prévoit les chambres et les revenus liés aux événements (traiteur et audiovisuel) pour ses groupes.

Activités liées aux ressources humaines

• Analyse les cartes de commentaires et les résultats de satisfaction des clients avec les employés.
• Observe les comportements de service des employés et fournit des retours individuels ou aux managers.
• Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans d’action correctifs.
• Prend l’initiative d’utiliser son expérience pour améliorer la performance du service selon son évaluation des problèmes et solutions.
• Collabore avec le personnel et les clients pour résoudre les défis opérationnels liés à son groupe.
• Effectue d’autres tâches selon les besoins de l’entreprise.
   

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