RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le coordonnateur des comités permanents est chargé de coordonner et de superviser les activités régulières présidant à la gestion des opérations des comités permanents. Il est chargé d’apporter un soutien administratif aux comités permanents qui lui sont assignés. Il assemble et organise toutes les communications, la correspondance, les présentations, les rapports, les motions et les autres documents requis pour préparer les ordres du jour, et les rapports destinés au Conseil municipal, afin de permettre le bon déroulement des réunions des comités permanents ou toute autre réunion semblable, conformément aux lois et règlements de l’Ontario, aux règlements municipaux pertinents ou aux directives et politiques du Conseil.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme universitaire en administration publique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

Un minimum de quatre ans d’expérience des services de secrétariat, dont la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux.

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

CONNAISSANCES

• Les règlements et pratiques régissant les délibérations du Conseil municipal et de ses comités permanents.
• Lois de l’Ontario régissant les délibérations et autres réunions semblables des comités et des conseils, ainsi que les compétences et agissements des fonctionnaires qui y participent.
• Les fonctions et devoirs d’une administration municipale.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Respecter les calendriers et les échéances, et travailler efficacement sous pression.
• Faire des présentations et rédiger des rapports.
• Superviser et diriger le personnel.
• Organiser le travail et le flux du travail, et établir les priorités à cet égard.
• Exercer un bon jugement pour ce qui est d’appliquer et d’interpréter les règles de procédure fixées par la loi ou les règlements municipaux.
• Faire preuve de discrétion, d’initiative, de tact et de vivacité d’esprit et se conformer aux règles de la confidentialité dans le contexte de la gestion d’information administrative de nature délicate.
• Habileté au-dessus de la moyenne à communiquer de vive voix et par écrit, et à écouter.
• Communiquer efficacement de vive voix et par écrit.
• Être en mesure d’apprendre le fonctionnement des nouveaux logiciels dont la Ville fera l’acquisition et de les appliquer de façon fonctionnelle.
• Souplesse et capacité à composer efficacement avec le stress.
• Grande aptitude pour la communication.
• Excellent entregent, et excellente capacité de travailler de façon efficace et efficiente en collaboration avec les fonctionnaires élus ou nommés, les chefs de service, l’ensemble du personnel et le public.
• Être autonome et être en mesure de composer avec des demandes concurrentes.
• Doit être fortement versé dans le travail de la fonction publique et se soucier du contexte politique.