L'analyste en charge des opérations de bureau est responsable d'un large éventail de services comprenant : la réception, le service à la clientèle interne et externe, le courrier/expédition et le soutien administratif général. La ou le titulaire de ce rôle assure la préparation et l'entretien des salles de conférence pour les réunions de direction, utilise un outil en ligne pour réserver des espaces de réunion, gère les listes de diffusion internes, aide les clients avec les badges d'invités et l'accès au WiFi et assiste d'autres personnes le cas échéant. La majorité des tâches quotidiennes sont accomplies de manière indépendante conformément aux directives du bureau et/ou sous supervision générale. Ce rôle consiste également à fournir le service à la clientèle avec une attention personnalisée, des informations précises, un service efficace et un suivi en temps opportun.

L'analyste en charge des opérations de bureau doit jouer un rôle proactif et dynamique au sein de notre équipe de services de bureau en apportant un soutien aux fonctions administratives essentielles ainsi qu'un service à la clientèle attentif et précis. Les responsabilités comprennent l'audit de la sécurité des personnes, le soutien des fonctions financières, l'accès à la sécurité, les réservations et le soutien à la restauration pour notre clientèle, le soutien transversal à notre équipe technologique locale et le soutien aux événements de haut niveau dans les bureaux, le cas échéant.

L'analyste en charge des opérations de bureau doit favoriser une expérience agréable pour nos clients et nos employé(e)s en soutenant diverses fonctions au sein du bureau, en faisant preuve d'un état d'esprit positif et serviable, en offrant de manière proactive une assistance aux personnes pour l'utilisation de nouveaux outils de bureau, en aidant à la réservation de bureaux, en réaménageant les espaces de travail et en soutenant / planifiant des événements agréables pour nos employé(e)s au sein du bureau.  La ou le titulaire peut également être invité à se porter volontaire pour des activités plus générales et à les soutenir, y compris celles qui se déroulent à un emplacement ou dans un bureau, notamment les événements organisés par le bureau, les événements organisés pour les clients et les fonctions liées au marketing et à la communication.

Principales responsabilités

Jouer le rôle de partenaire commercial pour les clients d'Accenture en fournissant un service à la clientèle exceptionnel, y compris :

• • Soutenir les efforts de sécurité des personnes, y compris l'accès par badge, les rapports d'audit et l'administration générale de la CCure.

• • Planifier et gérer les opérations et la prestation de services, en veillant à la conformité opérationnelle avec les politiques, les budgets et les lignes directrices ainsi qu'à l'examen des performances par rapport aux objectifs opérationnels.

• • Identifier de nouvelles façons d'apporter de la valeur ajoutée et prendre en charge de manière proactive de nouvelles tâches pour aider l'équipe à être plus productive.

• • Réaliser de manière autonome un large éventail d'activités de services à la clientèle du service des solutions d’environnement de travail, tel que l'aménagement de l'espace de travail, le soutien audiovisuel, l'installation et la désinstallation des espaces de restauration, la prise en charge du bureau d'accueil, le soutien aux opérations d'étage, la gestion de l'utilisation de l'espace ou d'autres services liés à la localisation.

• • Comprendre les outils technologiques et de collaboration d'Accenture et soutenir l'utilisation de ces outils par les clients.

• • Contribuer à la planification et au déroulement de toutes les réunions et de tous les événements sur site.

• • Proposer des améliorations de processus et mettre en Å“uvre les changements nécessaires afin de garantir une expérience de bureau continue et transparente pour la clientèle, les clients d'Accenture et les participants aux réunions.

• • Réception, vérification et attribution des factures du service des solutions d’environnement de travail pour le bureau et/ou le fournisseur, y compris la résolution des problèmes de facturation avec le fournisseur et la remontée des problèmes au besoin, et peut servir de point de contact pour la gestion des factures du service des solutions d’environnement de travail pour le bureau.
     

  • Gérer les relations avec les fournisseurs en veillant à ce que les accords de confidentialité soient à jour.
     

  • Préparer, extraire et analyser les rapports de données, y compris ceux concernant les réservations et les activités du bureau.
     

  • Avoir la capacité de soulever/déplacer jusqu'à 18,14 kg (40 lb).

Une professionnelle ou un professionnel de ce niveau de poste au sein d'Accenture présente l'état d'esprit suivant :

• • Volonté d'analyser et de résoudre les problèmes.

• • Un haut niveau de professionnalisme avec une bonne présence exécutive, un équilibre avéré, un calme sous la pression.

• • Il s’agit d’un(e) partenaire commercial(e) proactif(ve) avec une mentalité de service à la clientèle démontrée qui s’approprie les solutions tout en conservant sa flexibilité et sa capacité d'adaptation.

• • Recevoir des instructions de niveau modéré pour des tâches quotidiennes et des instructions détaillées pour les nouvelles affectations.

• • Comprendre que les décisions prises ont un impact sur son propre travail et possiblement sur le travail des autres.

• • Apporter une contribution individuelle en tant que membre d'une équipe, dans le cadre du travail au périmètre défini.

• • Comprendre que l'équipe des services locaux, y compris l'équipe d’adjointes administratives, l'équipe de services de bureau et l'équipe locale de mise en Å“uvre technologiques constituent une seule et même équipe focalisée sur la fourniture d'une expérience client agréable et confortable.

• • Faire preuve d'une grande énergie et d'un grand amour du travail et de l'entreprise. 

• • Bonnes compétences en communication (écrite et orale) et habiletés en relations interpersonnelles.

• • Solides compétences en matière d'organisation, d'exécution de tâches multiples et de gestion du temps, y compris l'établissement de priorités, avec la capacité de s'adapter à l'évolution des exigences.

• • Compétences analytiques dans l'examen et la compilation des données.   

• • Connaissance des technologies et adaptation facile à l'apprentissage de nouveaux outils. 

• • Esprit critique et capacité à résoudre les problèmes; capacité à travailler de manière créative et analytique dans un environnement de résolution de problèmes.  

• • Discrétion; capable d'écouter et d'articuler les intérêts et les attentes des parties prenantes, tout en assurant l'échange d'informations en temps réel.  

• • L'esprit d'apprentissage et d'amélioration continus, avec le désir de bâtir une carrière.

Ce rôle est basé au siège social d'Accenture à Montréal, au 5, Place Ville Marie.