RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le Service de la protection de la santé a pour mandat de promouvoir la santé des résidents d’Ottawa par la prestation et l’exécution de services et programmes de protection de la santé intégrés et axés sur la clientèle, notamment : la prévention des infections et la lutte contre celles-ci, la santé sexuelle, les maladies transmissibles, la gestion des éclosions, l’abus de substances, la préparation aux situations d’urgence, les interventions et les activités de rétablissement, la salubrité des aliments, la salubrité de l’eau, la prévention des dangers pour la santé et la gestion de ceux-ci, ainsi que les environnements sains qui sont décrits dans les normes, protocoles et lignes directrices du ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario.  

Il exécute toutes les étapes des tâches de réceptionniste de clinique, y compris accueillir les clients, répondre au téléphone, fixer des rendez-vous, saisir des données, maintenir un système de gestion des dossiers et des patients exact, accepter les paiements au titre des ventes et fournir les résultats des analyses aux clients. Il fournit également un soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement de la clinique.

Ce poste exige que vous travailliez sur place/en personne au 179 Clarence St.

Vous serez chargé(e) de fournir un service à la clientèle confidentiel et axé sur la santé, tant en personne qu'au téléphone. Vous devrez notamment suivre les protocoles suivants : répondre aux demandes de renseignements sur les services offerts par la Clinique de santé sexuelle, évaluer et examiner les critères d'admissibilité des clients, fixer efficacement les rendez-vous à l'aide d'un système d'enregistrement électronique, accueillir les clients et procéder à leur inscription avec précision, fournir les résultats des tests aux clients, traiter les transactions financières, approvisionner les salles d'examen de la clinique en fournitures médicales, procéder au retraitement des instruments médicaux et effectuer d'autres tâches, le cas échéant. 

Ce poste exige de solides compétences en matière de hiérarchisation des priorités et la capacité de fonctionner efficacement au sein d'un système de dossiers médicaux électroniques afin de s'assurer que les tâches sont accomplies rapidement et que les dossiers des clients sont conservés avec précision. L'aisance dans les sujets de santé sexuelle, la communication empathique et une compréhension de base de la terminologie médicale sont essentielles pour des interactions efficaces avec les clients et les membres de l'équipe. Vous travaillerez au sein d'une équipe multidisciplinaire, tout en gérant efficacement votre propre travail.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Un certificat d’études postsecondaires couronnant 1 année d’études en administration de bureau ou dans un domaine connexe.

Au moins 2 ans d’expérience pertinente du travail de bureau ou des fonctions administratives, de préférence dans une clinique de santé ou en milieu médical.

Expérience des procédures et des logiciels utilisés pour la production de graphiques et l’éditique est souhaitable.

CONNAISSANCES

• Procédures de bureau et administratives dans une clinique; 
• Aptitudes avancées en traitement de texte; 
• Logiciels Excel et PowerPoint au niveau intermédiaire; 
• Logiciels de base de données, et notamment les systèmes tels que iPHIS;
• Les diverses fonctions des télécopieurs et des photocopieuses, afin de pouvoir résoudre de simples pannes et d’encadrer d’autres employés;
• Connaissance de la terminologie médicale de base et de l’approche de réduction des méfaits;
• Lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et obligations des travailleurs.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication, combinées à d’excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle, tout particulièrement lors de périodes occupées, de situations stressantes ou d’urgences;
• Capacité de désamorcer de façon sécuritaire les interactions difficiles avec les clients;
• Souci du détail, et capacité de fixer des rendez-vous minutieusement ainsi que de préparer correctement les dossiers de chaque client à l’aide d’une base de données électronique;
• Traiter les paiements de membres du public (nos clients) avec exactitude en respectant le protocole;
• Organiser les tâches et en établir l’ordre de priorité;
• Mettre en forme les documents à l’aide des concepts enseignés au niveau avancé pour le logiciel Word; 
• Utiliser le logiciel Excel au niveau intermédiaire; 
• Utiliser le logiciel PowerPoint pour préparer des exposés; 
• Mener des recherches sur Internet et y récupérer de l’information; 
• Produire des rapports informatisés; 
• Relire et réviser les documents traités; 
• Mettre au point des systèmes de classement et en assurer la tenue sur support papier et électronique; 
• Utiliser un numériseur et une imprimante couleur ainsi que d’autre matériel de bureau de façon efficace et efficiente.
• Faire preuve d’initiative, de fiabilité, de souplesse, de ponctualité et de discernement;
• Ne pas porter de jugement et faire preuve de discrétion à l’égard de questions délicates; 
• Être capable de travailler dans un milieu où les priorités évoluent constamment et les demandes sont multiples; 
• Acquérir une compréhension générale des questions de santé publique et être en mesure de travailler avec le public pour fournir des services de première ligne;
• Être capable de travailler efficacement dans un environnement axé sur la santé sexuelle et la réduction des méfaits; 
• Être capable de communiquer clairement; 
• Avoir de l’entregent, ce qui comprend l’établissement de relations de travail efficaces avec le personnel professionnel et d’autres membres du personnel de soutien de la direction générale; 
• Posséder des aptitudes pour la résolution de problèmes; 
• Avoir le sens de l’organisation et savoir gérer son temps.
• Travailler selon divers quarts couvrant les périodes de service de jour et de soir