We are looking for a Regional Coordinator to join our team! This role handles operational and administrative responsibilities within Global Real Estate’s (GRE) regional offices. As a part of the GRE Operations team, the Regional Coordinator role is responsible for handling day-to-day regional office management and bill payment, providing administrative support to the regional team, and coordinating with GRE operational standards. The role reports to the Director, Global Operations & Administration, Real Estate.

Position Responsibilities:

Day-to-day office management and bill payment for the regional office

• Develop, maintain, and report on the regional office budget, coordinating with global budgeting and expense management standards.

• Process payments for invoices through Manulife’s bill payment systems. Ensure cost centers are accurately represented, approvals are secured, and that the appropriate accounts payable teams are processing payments in a timely manner.

• Add meeting codes as appropriate to the Concur expense management system to ensure project expenses are charged appropriately for proper allocation.

• Maintain office supplies and handle inventory, ordering supplies as required.

• Coordinate office equipment installations and connectivity with vendors and Manulife’s technology teams.

• Maintain regional team out-of-office calendar.

• Coordinate team events, while adhering to the projected budget, order food and beverages, send and track event calendar invitations.

• As required, coordinate and administer office relocations and similar projects. As required, act as primary contact for building property management

Regional office document management and policy compliance

• Coordinate signatures for agreements and contracts.

• Ensure documents are properly filed and maintained within GRE’s document management site of record (SharePoint)

• Handle any necessary inventory of paper documents, ensuring that electronic copies are produced and filed on SharePoint.

• Serve as regional subject matter expert on Manulife and GRE operational policies, communicating standards and requirements to regional team as required.

• Provide attestations as required for regional office policy compliance.

Provide administrative support for assigned senior GRE professionals.

• Schedule and coordinate meetings for senior professionals, typically Managing Directors and above. Each regional coordinator typically supports 4-6 senior professionals.  

• Support with travel arrangements, such as changes to and/or resolving complications with travel bookings.

• Process business expenses in Manulife’s expense management system for Managing Directors and Senior Managing Directors. Monitor expenses as they populate into Concur and follow the expenses through the approval process to ensure timely payments.

• Onboard new GRE hires, including ordering hardware, coordinating access to real estate applications, and assigning workstations. Follow the work order requests through to completion, ensuring that each new hire has the required tools and access on their start date. Coordinate offboarding checklist responsibilities for GRE employees who depart the company.

• Provide ad hoc support as required, including running reports from Manulife and GRE systems, assisting with Excel spreadsheets and PowerPoint presentations, and compiling memos and reports.

Required Qualifications:

• High school diploma or equivalent experience; college degree highly preferred

• 10 - 15 years relevant administrative experience. Experience within the commercial real estate industry a plus. 

• Proficiency in Microsoft Office Suite.

• Knowledge of real estate terminology and processes useful.

• Ability to handle sensitive and confidential information with discretion.

Preferred Qualifications:

• Excellent organizational and time management skills.

• Strong communication and interpersonal skills.

• Diligent with a focus on accuracy.

• Ability to work independently, prioritize tasks and handle challenging priorities.

• Ability to work as a phenomenal teammate and to develop strong working relationships across various groups and locations

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

#LI-WAM

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.