RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Nous sommes un bureau collaboratif, axé sur le travail d’équipe, qui soutient le conseiller du quartier 9 (Knoxdale-Merivale) Sean Devine. L’adjointe ou l’adjoint du conseiller et gestionnaire de bureau s’attache principalement à soutenir le conseiller en veillant au bon fonctionnement de son bureau, mais contribue aussi aux efforts du conseiller pour entretenir des relations avec les intervenants. Il s’agit d’une excellente occasion pour quelqu’un qui souhaite appliquer ses compétences à l’administration des services publics tout en travaillant dans un environnement pratique, axé sur les personnes et les politiques.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS

La ou le gestionnaire de bureau a pour responsabilité de tenir en ordre l’emploi du temps, la boîte de réception du courriel et les finances du bureau du conseiller, tout en soutenant également les interactions du conseiller avec les associations communautaires locales.

Responsabilités : Surveiller et trier les boîtes de réception du courriel du conseiller; planifier et organiser les réunions; prendre les appels et répondre aux questions des résidents; gérer et tenir les dossiers financiers du bureau; vérifier et traiter les dépenses; apporter son soutien à l’organisation d’événements communautaires occasionnels; communiquer avec le personnel municipal; et accomplir diverses autres tâches administratives, notamment en contribuant au bulletin du conseiller diffusé toutes les deux semaines et en aidant à entretenir les comptes de médias sociaux.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme postsecondaire dans un domaine applicable (p. ex., administration de bureau ou des affaires, études juridiques, études politiques ou tout autre domaine applicable exigeant des capacités organisationnelles poussées) ET/OU plusieurs années d’expérience en milieu de travail pertinente.

Une expérience consistant à fournir un soutien à un représentant élu est un atout, mais elle n’est pas nécessaire.

CONNAISSANCES

• Processus administratifs et financiers généraux
• Programmes de logiciels usuels de bureau (Word, Excel, Outlook, etc.)
• Connaissance et maîtrise suffisantes des structures administratives pour recueillir de l’information afin de pouvoir répondre aux questions des résidents, et d’obtenir de l’information et des documents sur les politiques
• Certaine connaissance du mandat et de la structure du conseil municipal et de ses comités.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication
• Capacité à organiser, à hiérarchiser et à gérer les tâches et les responsabilités afin de les mener à bien dans les délais impartis
• Capacité à organiser un bureau d’une manière efficiente et efficace
• Sens de l’initiative avéré ne nécessitant qu’un encadrement général
• Capacité à gérer des situations difficiles (c.-à-d., recevoir les appels des résidents frustrés)
• Souci du détail
• Capacité à travailler d’une manière autonome et au sein d’une équipe
• Sens aigu de l’organisation