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Groupe de famille d'emploi :

BMO Marchés des capitaux est un fournisseur de premier plan de services financiers complets. Nous offrons des services de banque d’affaires et des services bancaires aux sociétés, des services de gestion de trésorerie ainsi que des services de recherche et de conseil à des clients partout dans le monde.

MANDAT :

Le coordonnateur du Bureau gère divers projets administratifs et opérationnels afin d’assurer l’entretien efficace du bureau. Coordonne la logistique liée aux services à la clientèle, à la gestion des installations, aux opérations au sol, aux mouvements des employés, aux relations entre les bâtiments et les fournisseurs et au soutien professionnel, offrant ainsi une expérience positive aux employés et aux clients. En tant que contact clé pour les clients en visite et le personnel interne, le coordonnateur du Bureau fournira une première et durable impression critique de l’entreprise, donnant le ton à une image positive, amicale, efficace et professionnelle de la Banque.  Le coordonnateur du Bureau surveillera et veillera à ce que tous les processus administratifs et opérationnels et les normes de contrôle établis soient respectés, contribuant ainsi au fonctionnement efficace et efficient du groupe d’activités.

RESPONSABILISATION CLÉ :

Opérations de bureau (50 %)

Soutien administratif et professionnel (25 %)

Service à la clientèle interne/externe (25 %)

RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES :

1) Opérations du bureau :

• Premier point d’escalade pour les problèmes quotidiens liés aux locaux au sein des bureaux régionaux
• Placez diverses demandes de bon de travail auprès de la Gestion des bâtiments pour les installations au sol / réparations d’entretien concernant la température (chaud / froid), le remplacement des ampoules, les demandes de nettoyage, etc.
• Agir à titre de contact du locataire avec la direction de l’immeuble, assurer la liaison avec le personnel de l’immeuble (gestion immobilière, nettoyeurs, sécurité, personnel de la salle du courrier, etc.) pour les questions d’étage, communiquer les mises à jour au gestionnaire de bureau au besoin et gérer toute communication nécessaire des mises à jour à l’échelle de l’étage à tout le personnel
• Coordonner toutes les réservations de salle de réunion pour les réunions internes et externes, s’assurer que la conformité est maintenue à tout moment, organiser la logistique associée (restauration, exigences informatiques, documents de réunion) pour s’assurer que les exigences opérationnelles sont respectées
• Superviser le calendrier partagé des administrateurs et des opérations, en les remplissant avec des mises à jour critiques des activités au sol, des réunions / événements clés et des visites de hauts dirigeants
• Coordonner toutes les demandes de bureaux des visiteurs et de postes de travail à l’extérieur de la ville
• Coordonner et maintenir tous les laissez-passer de sécurité. S’assurer qu’il y a suffisamment de laissez-passer disponibles et que les dossiers sont à jour, répondant aux exigences d’audit et de conformité
• Participer à des audits trimestriels et semestriels, en coordination avec les unités informatiques, les gestionnaires de bureau, la sécurité des bâtiments et les unités opérationnelles afin de recueillir les exigences et de s’assurer que les mesures de conformité sont respectées en tout temps
• Commandez et entretenez toutes les fournitures de papeterie, de cuisine et de plancher, en assurant une facturation appropriée aux centres de coûts du département et en surveillant / réapprovisionnant les niveaux de stock en tout temps. Organisez et rangez les zones d’approvisionnement au besoin. Commandez des cartes de visite pour les professionnels au besoin
• Mettre à jour et tenir à jour les annuaires téléphoniques de CM
• Gérer les relations fournisseur/fournisseur. Coordonner et résoudre les problèmes avec les fournisseurs et les fournisseurs de services internes et externes, gérer les accords avec les fournisseurs et coordonner la facturation
• Aider l’équipe avec des projets et des affectations adoc liés aux opérations et à l’administration du bureau, en livrant avec succès dans des délais bien communiqués
• Responsable des mises à jour du plan de continuité des activités (PCA) local, de la mise à l’essai et de la mise à jour des cartes de portefeuille de référence d’urgence chaque année ou au fur et à mesure que des changements sont nécessaires
• Personne-ressource du bureau pour les procédures d’intervention d’urgence – Garde d’étage, aider à faciliter les séances de formation, maintenir le contact avec la direction de l’immeuble, communiquer les mises à jour nécessaires au personnel
• Gérer le processus de notification de mise à jour des employés (EUN) et faciliter les déplacements des employés (nouvelles embauches / transfert / sortie) exigences.  Assurer la coordination avec divers groupes de soutien, y compris, mais sans s’y limiter, le gestionnaire de bureau, la technologie de l’information, les ressources humaines, les services vocaux, la sécurité et la conformité, en veillant à ce que le processus soit conforme aux exigences de vérification.  Tenir à jour les documents et les systèmes organisationnels connexes
• Gestion de l’intégration des employés, y compris la configuration du bureau, la connexion, le téléphone, la carte de sécurité et la trousse de nouvelle location
• S’assure que les nouveaux employés ont une expérience positive de la première journée avec BMO CM
• Fournir de nouvelles politiques d’entreprise pour le personnel professionnel, la configuration de l’ordinateur et du bureau, des informations sur la santé et la sécurité et agir en tant que personne-ressource pour le nouveau personnel, assurant un processus d’intégration en douceur
• Maintenir le plan d’étage et effectuer des mises à jour régulières (à la fois dans Serraview et propre modèle interne). Faciliter les déménagements, les réaffectations de bureau, etc. Aider aux projets immobiliers selon les directives du chef de bureau
• Assurer la liaison avec l’informatique pour faciliter les réparations de l’imprimante et de l’équipement de liaison si nécessaire, fournir un support informatique de sauvegarde pour le dépannage de base, la configuration des exigences de vidéoconférence et d’ordinateur portable, la configuration Wi-Fi, etc.
• Aider la TI dans le cadre de projets ponctuels, en veillant à ce que les mises à jour liées à la technologie soient communiquées de façon appropriée au personnel touché
• Faciliter les envois postaux de masse des clients pendant les périodes d’événements saisonniers, y compris le Stampede et Noël

2) Soutien administratif/professionnel :

• Fournir un soutien administratif à 5 à 10 professionnels chevronnés, au besoin, peut inclure (mais sans s’y limiter) le traitement des dépenses, les préparatifs de voyage, la gestion du calendrier, les entrées Salesforce, la coordination des événements et l’impression / la liaison de livres de présentation
• Fournir une couverture de soutien aux adjoints administratifs principaux et aux adjoints exécutifs pour leurs professionnels au besoin, pendant les périodes de pointe et / ou la couverture des vacances
• Fournir une couverture téléphonique de secours aux cadres supérieurs du ministère

3) Service à la clientèle interne/externe :

• Accueillez tous les clients, visiteurs, fournisseurs et autres membres internes de l’organisation, en les dirigeant de manière appropriée, en fournissant un service rapide et courtois afin d’assurer la satisfaction de tous les intervenants internes et externes
• Servir de premier point de contact pour les demandes de renseignements au bureau (par courriel, par téléphone et en personne). Diriger les demandes vers le secteur ou la personne approprié d’une manière utile, opportune et professionnelle
• Coordonner tout le courrier et les courriers entrants et sortants
• Coordonner les réunions du bureau et les événements des clients
• Maintenir l’apparence générale de l’aire de réception et des salles de réunion, en assurant une représentation appropriée de la marque BMO. Reconstituer les niveaux de stock dans les salles de réunion et les cuisines - café, eau, vaisselle / couverts, etc.

POUVOIRS :

Vérification - S’assure que le suivi est conforme aux normes établies, en les augmentant pour résolution, le cas échéant
Avis - Fournit des conseils ou suggère comment améliorer les processus standard. Fournit une résolution sur les questions administratives ou opérationnelles
Autonomie - Travaille de manière indépendante pour accomplir des tâches dans le cadre du travail
Prise de décision - Prend des décisions éclairées dans la mise en service des demandes, la coordination des réunions, la gestion des calendriers et la réponse aux demandes de renseignements
Sécurité - Assurer un suivi efficace et diligent de toutes les cartes d’accès de sécurité pour répondre aux exigences d’audit et de conformité. Escalader efficacement les plaintes en matière de sécurité ou les violations potentielles

RELATIONS INTERFONCTIONNELLES :

• Interagir et collaborer régulièrement, en tant que fonction essentielle, avec tout le personnel de l’entreprise et avec les unités opérationnelles interfonctionnelles pour s’acquitter des responsabilités, élaborer et recommander des solutions de rechange et mettre en œuvre des possibilités d’amélioration. Développe et tire parti des relations pour atteindre les résultats souhaités
• Interagir régulièrement avec divers secteurs d’activité et services internes pour accomplir des tâches administratives ou de coordination, et avec d’autres unités de conseil ou de soutien lorsque surviennent des questions qui nécessitent leur participation, ou pour élaborer et mettre en œuvre des améliorations aux processus opérationnels. Gère les relations avec les fournisseurs et les fournisseurs pour répondre aux exigences de l’unité d’affaires
• Interagit avec plusieurs cadres supérieurs pour atteindre les objectifs administratifs et opérationnels
• Prend les directives du responsable de bureau et de l’équipe d’administration senior, en aidant aux projets au besoin et en contribuant aux livrables de groupe de réunion

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES :

Connaissances

• Nécessite un minimum de 3 ans d’expérience dans une fonction de soutien administratif / professionnel, avec au moins 2 ans dans un rôle similaire, travaillant dans un environnement complexe et au rythme rapide, la gestion de priorités conflictuelles
• Études postsecondaires dans un domaine connexe de préférence
• Expérience antérieure en coordination de projet / gestion de projet préférée
• Connaissance pratique des normes de traitement financier des banques et des principaux processus opérationnels
• Connaissance générale de l’entreprise et compréhension de l’unité organisationnelle, de ses fonctions et produits et des groupes de clients
• Solide compréhension des processus, des politiques et des procédures nécessaires pour soutenir l’unité d’affaires
• Connaissance de base des principes financiers et comptables et des politiques en matière de ressources humaines
• Expérience et à l’aise avec l’élaboration ou l’amélioration de politiques et de procédures

Compétences

• Solides compétences en gestion de projet requises pour coordonner et diriger une variété d’initiatives
• Extrêmement axé sur les détails et très bien organisé, et capable de gérer le temps et les tâches multiples pour accomplir une grande variété de tâches et de priorités contradictoires
• Compétences pc de niveau intermédiaire (MS Office: Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Solides compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Compétences supérieures en service à la clientèle
• Capacité de traiter avec les clients d’une manière professionnelle et courtoise, et d’établir et de tirer parti des relations de travail professionnelles
• Capacité d’en apprendre davantage sur l’organisation et le caractère unique de l’unité opérationnelle prise en charge, puis d’utiliser ces connaissances pour effectuer des responsabilités
• Capacité de travailler à la fois de manière indépendante et de faire partie d’une équipe cohésive
• Capacité de traiter les documents confidentiels d’une manière appropriée et d’utiliser la discrétion
• Résolution de problèmes et équilibre entre les priorités changeantes
• Doit parler couramment le français écrit et verbal et l’anglais
   

Vous parlez couramment le français et l’anglais, car ce rôle offre un soutien aux clients et aux membres de l’équipe à l’intérieur et/ou à l’extérieur de la province de Québec.

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

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À BMO, nous sommes animés par une raison d’être commune : Avoir le cran de faire une différence dans la vie, comme en affaires. Cette raison d’être nous invite à entraîner des changements positifs et durables pour nos clients, nos collectivités et nos gens. En travaillant ensemble, en innovant et en repoussant les limites, nous transformons des vies et des entreprises et favorisons la croissance économique partout dans le monde.

En tant que membre de l'équipe de BMO, vous êtes valorisé, respecté et entendu, et vous avez plus de moyens pour progresser et obtenir des résultats. Nous nous efforçons de vous aider à obtenir des résultats dès le premier jour, pour vous-même et nos clients. Nous vous offrirons les outils et les ressources dont vous avez besoin pour franchir de nouvelles étapes, car vous aidez nos clients à franchir les leurs. Au moyen de formation et de coaching approfondis ainsi que de soutien de la direction et d'occasions de réseautage, nous vous aiderons à acquérir une expérience enrichissante et à élargir votre groupe de compétences.

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