Payroll Specialist (Bilingual in English and French)

Résumé du poste 

Traiter la paie pour le Québec et les autres provinces. Vérifier l'exactitude des chiffres, des publications et des documents. Organiser, sécuriser et maintenir tous les fichiers, dossiers, espèces et équivalents de trésorerie conformément aux politiques et procédures. Enregistrer, stocker et/ou analyser les informations financières et de paie informatisées. Préparer, maintenir, auditer et distribuer des rapports et tableaux statistiques, financiers, comptables, d'audit ou de paie. Examiner, vérifier et rapprocher les pointages, les heures travaillées, les ajustements de paie et d'autres informations liées à la paie, et publier les informations dans les dossiers désignés. Sauvegarder les fichiers de transaction et les transmettre au système de paie selon les procédures de l'entreprise. Traiter et/ou émettre les chèques de paie et les relevés de gains et de déductions des employés. Calculer les salaires et les déductions des employés (par exemple, cotisations syndicales, assurances, repas) et les saisir dans le système de paie. Fournir des informations aux employés et aux gestionnaires/superviseurs sur les questions de paie, les questions fiscales, les régimes de prestations et les dispositions des conventions collectives. Effectuer des ajustements par lots à la paie. Aider les propriétés avec le temps et la présence. Suivre toutes les politiques et procédures de l'entreprise; maintenir la confidentialité des informations exclusives; protéger les actifs de l'entreprise. Parler avec les autres en utilisant un langage clair et professionnel; répondre aux téléphones en utilisant l'étiquette appropriée. Développer et maintenir des relations de travail positives avec les autres; soutenir l'équipe pour atteindre des objectifs communs; écouter et répondre de manière appropriée aux préoccupations des autres employés. Déplacer, soulever, porter, pousser, tirer et placer des objets pesant moins de 10 livres sans assistance. Effectuer d'autres tâches raisonnables demandées par les superviseurs.

Tâches critiques 

Politiques et procedures

• Maintenir la confidentialité des matériaux et des informations exclusives.
• Protéger la vie privée et la sécurité des collègues.
• Suivre les politiques et procédures de l'entreprise et du département.
• Protéger les outils, équipements, machines ou autres actifs de l'entreprise conformément aux politiques et procédures de l'entreprise.
• Effectuer d'autres tâches raisonnables demandées par les superviseurs.

Communication

• Bilingue préféré (français et anglais)
• Parler avec et écouter les autres employés pour échanger efficacement des informations.
• Parler aux collègues et aux autres en utilisant un langage clair, approprié et professionnel.
• Répondre aux téléphones en utilisant l'étiquette appropriée, y compris répondre au téléphone en moins de 3 sonneries, répondre avec le sourire dans la voix, utiliser le nom de l'appelant, transférer les appels à la personne/département approprié, demander la permission avant de mettre l'appelant en attente, prendre et transmettre des messages, et permettre à l'appelant de terminer l'appel.
• Discuter des sujets de travail, des activités ou des problèmes avec les collègues, les superviseurs ou les gestionnaires discrètement et calmement, en évitant les zones publiques de la propriété.

Aide à la gestion

• Aider la gestion à préparer la paie des employés horaires et salariés (par exemple, assurer l'exactitude, les ajustements et la distribution).

Travailler avec les autres

• Soutenir tous les collègues et les traiter avec dignité et respect.
• Gérer les questions sensibles avec les employés et les autres avec tact, respect, diplomatie et confidentialité.
• Développer et maintenir des relations de travail positives et productives avec les autres employés et départements.
• Écouter activement et prendre en compte les préoccupations des autres employés, en répondant de manière appropriée et efficace.

Tâches physiques

• Entrer et localiser les informations liées au travail en utilisant les systèmes disponibles.
• Déplacer, soulever, porter, pousser, tirer et placer des objets pesant moins de 10 livres sans assistance.

Finance et comptabilité générales

• Préparer et auditer des rapports et tableaux statistiques, financiers, comptables, d'audit ou de paie.
• Organiser, sécuriser et maintenir tous les fichiers et dossiers conformément aux politiques et procédures de rétention des documents et de confidentialité.
• Vérifier les chiffres, les publications et les documents pour une entrée correcte, une exactitude mathématique et des codes appropriés.
• Enregistrer, stocker et/ou analyser les informations en utilisant les logiciels autorisés par l'entreprise.

Paie

• Maintenir, mettre à jour et créer des dossiers et fichiers de paie des employés (par exemple, nouveaux employés, transferts, erreurs précédentes, augmentations rétroactives et congés de maladie).
• Sécuriser et archiver les dossiers de paie requis pour la durée appropriée selon les directives provinciales, fédérales et de l'entreprise.
• Examiner, vérifier et rapprocher les pointages, les heures travaillées, les ajustements de paie et d'autres informations liées à la paie pour la paie bihebdomadaire.
• Sauvegarder les fichiers de transaction et les transmettre au système de paie par heure et date selon les procédures de l'entreprise.
• Compléter et saisir les ajustements de paie au besoin.
• Traiter et/ou émettre les chèques de paie et les relevés de gains et de déductions des employés.
• Examiner le registre de paie du système de paie pour en vérifier l'exactitude.
• Calculer les salaires et les déductions des employés (par exemple, cotisations syndicales, assurances, repas) et les saisir dans le système de paie.
• Gérer les demandes de renseignements et fournir des informations aux employés et aux gestionnaires/superviseurs sur les questions de paie, les questions fiscales, les régimes de prestations et les dispositions des conventions collectives.
• Compléter les ajustements par lots à la paie.
• Aider les propriétés avec le temps et la présence.
• Traiter d'autres gains, tels que les primes et les incitations, au besoin.

Compétences critiques Compétences analytiques

• Compétences informatiques – Excel avancé un atout
• Calcul arithmétique
• Résolution de problèmes
• Prise de décision

Compétences interpersonnelles

• Compétences interpersonnelles
• Travaille bien de manière indépendante et avec les autres
• Relations de diversité

Communications

• Écoute
• Maîtrise de l'anglais
• Maîtrise du français
• Lecture appliquée
• Formulaire, rapport et journal

Qualités personnelles

• Intégrité
• Fiabilité

Organisation

• Orientation vers les détails
• Gestion du temps

Qualifications préférées Éducation

• Praticien en conformité de la paie (PCP) préféré

Expérience de travail connexe

• Au moins 2 ans d'expérience de travail connexe, doit avoir de l'expérience en paie au Québec
• Expérience avec le système de gestion du temps ADP WFN et UKG un atout

Expérience de supervision

Aucune expérience de supervision requise