RÉSUMÉ
L’adjoint administratif, à titre d’administrateur principal de l’unité fonctionnelle ou du secteur de services, coordonne et fournit une gamme de services de soutien administratif aux services des marchés, Chef régional de secteur de services, l’équipe de services des marchés du bureau régional et le Gestionnaire des opérations régionales. Le titulaire du poste agit comme spécialiste technique administrative au sein de l’unité fonctionnelle. Le titulaire du poste mène de manière indépendante des activités administratives et fournit des services efficaces, opportuns et de grande qualité.
L’adjoint administratif saisit des données et produit des rapports connexes, et il gère des documents et des dossiers. En outre, il coordonne la révision de la documentation relative à l'entrée du temps et fournit des directives fonctionnelles aux autres membres du personnel administratif à l’échelle du secteur de services, services des marchés.
ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales
• Coordonner et fournir un soutien administratif aux services des marchés, Chef régional de secteur de services, l’équipe de services des marchés du bureau régional, et le Gestionnaire des opérations régionales .
• Orienter et guider les autres adjoints administratifs afin de garantir la cohérence des exigences du secteur de services.
• Relire, réviser et valider les documents avant la signature du gestionnaire.
• Assurer le contrôle de la qualité des données saisies (p. ex. pour la production de rapports sur l’entrée du temps, les comptes créditeurs et la facturation des services, avis des marchés proposés).
• Créer des outils de suivi et recueillir des données à l’intention du gestionnaire afin de répondre aux exigences en matière de production de rapports.
• Assurer le suivi des budgets en ce qui concerne les accords sur les niveaux de service.
• Produire et garantir la qualité et l’exactitude des données présentées aux gestionnaires (p. ex. feuilles de temps, rapports financiers, indicateurs de rendement, rapports liés aux ressources humaines, résumé de l’approvisionnement)
• Saisir dans le système de planification des ressources de l’entreprise et le système de soumission électronique les données liées aux activités et aux transactions des secteurs de services marchés des services (p. ex. suivi budgétaire, entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés avis des marchés proposés).
Autres tâches
• Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.
• Fournir des solutions administratives pour améliorer les services au sein du site.
• Participer aux activités de fin d’exercice (p. ex. préparer les états financiers de fin d’exercice, organiser les fichiers et les bases de données pour la nouvelle année financière, archiver des fichiers).
• Effectuer d’autres tâches sur demande.
COMPÉTENCES
Connaissances générales et particulières
• Pratiques administratives exemplaires.
• Principes comptables.
• Expertise de niveau avancée avec MS Office.
• Connaissance des systèmes de soumission électroniques
• Gestion des dossiers.
Études/certification(s) et expérience
• Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et cinq ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
Capacités
• Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
• Gérer des échéances et des priorités multiples.
• Être soucieux des détails.
PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP
• Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
Les avantages sociaux
CDC offre d’excellentes possibilités d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi. Les avantages sociaux d’un Adjoint administratif représentent de 25 % à 30 % de son salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants :
• Un régime de retraite de la fonction publique
• Des congés de maladie annuels pris en charge à 100 % par l’employeur, une assurance maladie et une assurance dentaire, une assurance vie, une assurance décès accidentel, une assurance invalidité à court et à long terme
• Une allocation de bien-être de 400 $ (par exemple, un abonnement à un centre de conditionnement physique
• Une allocation de 1500 $ pour les services de santé mentale en sus de la couverture paramédicale habituelle
• Un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ (pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas visés par les régimes provinciaux ou notre régime d’assurance standard)
• Le service de soins virtuels TELUS
• Santé régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel pour un maximum de 37 semaines
• Un mode de travail hybride et une allocation de 400 $ tous les deux ans pour soutenir les options de télétravail
• Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles en Équilibre
• Des régimes de prestations de voyage de luxe
• Des régimes complets de vacances et d’autres congés payés
Kingston, Ontario
Ville historique située sur les rives du fleuve Saint-Laurent, à mi-chemin entre Ottawa et Toronto, Kingston présente de nombreuses caractéristiques de villes beaucoup plus grandes, mais offre l’atmosphère et le mode de vie d’une petite ville. Kingston héberge trois établissements d’enseignement postsecondaires (l’Université Queen’s, le Collège militaire royal du Canada et St. Lawrence College) et offre une scène culturelle des plus vivantes. De plus, elle figure régulièrement au nombre des 10 meilleurs endroits où vivre et travailler au Canada.
Pour commencer une carrière à Construction de Défense Canada (CDC), vous devez être un citoyen canadien ou un résident permanent du Canada. À titre de condition d'emploi à CDC, il est nécessaire de détenir au minimum une cote de fiabilité. Certains rôles peuvent vous obliger à être titulaire d’une attestation de sécurité de niveau Secret.
CDC est responsable du processus d’habilitation de sécurité du personnel. Généralement, pour être éligible pour une cote de « fiabilité », vous devez être en mesure de fournir des renseignements généraux vérifiables portant sur les cinq années précédentes, et pour être éligible pour une cote de sécurité de niveau « secret », vous devez être en mesure de fournir des renseignements généraux vérifiables portant sur les dix années précédentes. Ce processus comporte habituellement le contrôle des références ainsi que la vérification des compétences, du casier judiciaire et de la solvabilité (au besoin), et il peut nécessiter une prise des empreintes digitales. Pour plus de renseignements sur l’obtention d’une cote de sécurité, veuillez consulter la Norme sur le filtrage de sécurité.
Il est essentiel de posséder la cote de sécurité appropriée pour obtenir un emploi à CDC. De plus, il incombe au candidat ou à l’employé de s’assurer qu’il peut obtenir et conserver le niveau d’attestation de sécurité requis pour commencer ou maintenir son emploi à CDC. À défaut d’obtenir ou de conserver le niveau d’attestation de sécurité requis, le candidat ou l’employé ne recevra pas d’offre d’emploi, l’offre conditionnelle sera déclarée nulle et non avenue ou son emploi prendra fin par suite d'un licenciement motivé. Pour tous les candidats et employés, le processus d’attribution de la cote de sécurité est effectué à l’aide d’une méthode rigoureuse qui comprend des enquêtes, des vérifications et des évaluations relativement à ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :
Faites partie d’un milieu de travail diversifié et inclusif!
Au sein de CDC, nous sommes déterminés à faire en sorte que chacun puisse s’exprimer et être authentique chez nous. Nous encourageons activement les candidatures de tous, notamment, mais sans s'y limiter, celles des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées, des minorités visibles et des membres de la communauté LGBTQ2+. Nous invitons également les personnes qui ne sont pas des citoyens canadiens, mais qui sont autorisées à travailler au Canada et qui ont au moins 5 ans d’expérience vérifiable, à poser leur candidature.
En tant qu’employeur, CDC souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et tiendra compte de toute demande de mesures d’adaptation formulée en raison d’une contre-indication médicale, d’un motif religieux ou d’un autre motif de distinction illicite prévu par la Loi canadienne sur les droits de la personne. Pour toute demande de mesures d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse careers@dcc-cdc.gc.ca.
Defence Construction Canada (DCC) is a Crown corporation that provides innovative and cost-effective contracting, construction contract management, infrastructure and environmental services, and lifecycle support for Canada's defence requirements.
Our Client-Partners are the Assistant Deputy Minister Infrastructure and Environment (ADM IE) Group at the Department of National Defence (DND) and the Communications Security Establishment (CSE).
When DND decides to initiate a project, it contacts DCC to procure and manage the associated project contracts on its behalf. These projects range from innovative to traditional: from control towers to dockyards, from hangars to tank maintenance facilities, from community centres to accommodation facilities, and from roads to sewer and water systems. Some projects may simply involve everyday maintenance work. Others are more complex with very high security requirements.