The Opportunity:

Working closely with the Assistant Corporate Secretary and the Chief Counsel, Public Company this role will provide day-to-day support to the Board Governance Team. 

We’re looking for a resourceful, organized person with a focus on attention to detail. The ideal candidate will be a team player with experience working with boards of directors or senior executives in a large organization as an executive assistant or other similar administrative role.

Position Responsibilities:

• Supports the Assistant Corporate Secretary in organizing board and committee meeting logistics, including planning, preparation, and implementation of all elements of meetings, both in-person and virtual (e.g., distribution of meeting materials managing calendar invitations, booking of rooms, developing seating plans and monitoring attendance, etc.)
• Works closely with the Senior Board Governance Administrator:
  • Maintaining the board and committee meeting checklist and other department processes, ensuring all deadlines are met and considering process improvements where possible.
  •  All board travel arrangements including air, ground transportation and hotels.
  • Supporting directors with administrative matters during on-site meetings. 
  • Managing department invoices, billing and payment.
• Responsible for calendar management for the Office of the Corporate Secretary.
• General and administrative support including routine photocopying, filing, mail sorting, preparation of regular correspondence, memos, etc.
• Assist with the preparation and maintenance of benchmarking and tracking materials.
• Responsible for the preparation of skeleton board and committee minutes.
• Responsible for building board and committee books on Diligent Boardbooks.
• Challenges: Fast-paced and deadline driven environment with high expectations for quality and accuracy of work
• Scope & Organizational Impact: Significant organizational impact due to the high-profile nature of the work, exposure to board members and senior executives, and the regulatory and reputational risks associated with the board governance program.

Required Qualifications:

• Minimum of 5-years’ administrative experience in a large public company or similar organization.
• Strong interpersonal skills with a high comfort level in dealing with individuals at all levels.
• Highly motivated, organized, detail-oriented and can effectively prioritize and manage competing matters.
• Ability to exercise discretion and professionalism with highly sensitive information.
• Ability to work flexible hours during weeks in which board and committee meetings are held.
• Advanced skills in Microsoft Office, Adobe, Excel, and SharePoint.
• Initiative to drive change to streamline and improve processes.
• Experience in web-based applications such as Diligent and Workshare will be considered an asset.

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

#LI-Hybrid

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.