Location: Montreal, QC (On-site, 5 days per week)
Language: Bilingual, strong written and spoken communication in English and French
Duration: 1-year contract with potential for extension or permanency
Background Check Requirement: Criminal background check required

About the Opportunity

Our client, a well-established organization within the manufacturing sector, is seeking a highly professional and adaptable Senior Administrative Assistant to support their leadership team at a key Montreal facility. This role plays an important part in ensuring smooth day-to-day operations across a dynamic site of 200 to 250 employees, primarily within engineering, project management, and operations.

You will work closely with senior leaders, including executives in finance and operations, acting as a central point of coordination for administrative support, communications, and site activities. This is a fast-paced, people-facing role where professionalism, discretion, and organization are essential to success.

What’s In It for You

Join a collaborative and fast-moving environment where your contributions directly support leadership and business operations. This is an opportunity to build strong relationships, gain exposure to executive-level support, and develop your organizational and communication skills in a setting that values initiative and professionalism.

Your Responsibilities

• You’ll provide day-to-day administrative and executive support to primarily two senior leaders, ensuring priorities are managed efficiently
• You’ll coordinate travel arrangements and manage expense reporting, including working with tools like SAP Concur
• You’ll prepare presentations, reports, and site-wide communications to support leadership initiatives
• You’ll organize internal events and coordinate logistics for meetings and activities
• You’ll welcome and coordinate visits from clients and colleagues across global locations, ensuring a professional and seamless experience
• You’ll support general site operations and contribute to a well-organized and efficient workplace

Skills and Qualifications

• 5+ years of administrative experience, including exposure to executive-level support
• Strong bilingual communication skills in English and French, both written and spoken
• Proven ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• High level of professionalism, discretion, and ability to handle confidential information
• Proficiency with Microsoft Office, with SAP Concur or similar tools considered an asset
• Strong organizational skills, attention to detail, and a proactive mindset

Why Partner with Altis

If you’ve never worked with a staffing agency before, we make it easy. We work with top employers across Canada who have great jobs to fill, each vetted and verified by our team. When you apply for a job with Altis, we get to know you as a candidate and learn what your strengths are. Then, if you’re a solid match, we handle all the logistics, advocating for you as a candidate for the role, providing access to coaching and connecting you directly with the hiring manager. And rest assured, all our services are free of cost for candidates.

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Lieu : Montréal, QC (présentiel, 5 jours par semaine)
Langues : Bilingue, excellente communication écrite et orale en anglais et en français
Durée : Contrat d’un an avec possibilité de prolongation ou de permanence
Vérification des antécédents : Vérification des antécédents criminels requise

À propos de l’opportunité

Notre client, une organisation bien établie dans le secteur manufacturier, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement professionnel(le) et adaptable pour soutenir son équipe de direction dans une installation clé à Montréal. Ce poste joue un rôle essentiel dans le bon déroulement des opérations quotidiennes d’un site dynamique comptant entre 200 et 250 employés, principalement dans les domaines de l’ingénierie, de la gestion de projets et des opérations.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec des dirigeants, y compris des cadres en finance et en opérations, en agissant comme point central de coordination pour le soutien administratif, les communications et les activités du site. Il s’agit d’un rôle rapide et axé sur les interactions humaines, où le professionnalisme, la discrétion et l’organisation sont essentiels à la réussite.

Ce que vous y gagnez

Joignez-vous à un environnement collaboratif et dynamique où vos contributions soutiennent directement la direction et les opérations de l’entreprise. Il s’agit d’une occasion de bâtir des relations solides, d’acquérir de l’expérience en soutien aux cadres supérieurs et de développer vos compétences organisationnelles et en communication dans un milieu qui valorise l’initiative et le professionnalisme.

Vos responsabilités

• Fournir un soutien administratif et exécutif quotidien, principalement à deux cadres supérieurs, en veillant à une gestion efficace des priorités
  • Coordonner les déplacements et gérer les rapports de dépenses, notamment à l’aide d’outils comme SAP Concur
  • Préparer des présentations, des rapports et des communications à l’échelle du site pour soutenir les initiatives de la direction
  • Organiser des événements internes et coordonner la logistique des réunions et des activités
  • Accueillir et coordonner les visites de clients et de collègues provenant de divers sites à l’international, en assurant une expérience professionnelle et fluide
  • Soutenir les opérations générales du site et contribuer à un environnement de travail structuré et efficace

Compétences et qualifications

• Plus de 5 ans d’expérience en administration, incluant un soutien à la haute direction
  • Excellentes compétences en communication bilingue (anglais et français), à l’oral comme à l’écrit
  • Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
  • Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et capacité à traiter des informations confidentielles
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office; SAP Concur ou un outil similaire constitue un atout
  • Excellentes aptitudes organisationnelles, souci du détail et attitude proactive

Pourquoi collaborer avec Altis

Si vous n’avez jamais travaillé avec une agence de recrutement auparavant, nous simplifions le processus. Nous collaborons avec des employeurs de premier plan à travers le Canada, offrant des opportunités de qualité, toutes vérifiées par notre équipe. Lorsque vous postulez avec Altis, nous prenons le temps de vous connaître, de comprendre vos forces et de vous positionner pour des rôles correspondant à votre profil. Si votre candidature correspond, nous gérons toute la logistique, défendons votre candidature, vous offrons du coaching et vous mettons directement en contact avec le gestionnaire d’embauche. Et rassurez-vous, tous nos services sont entièrement gratuits pour les candidats.

We appreciate the time and effort all applicants invest in their submissions. Please note that only candidates shortlisted for this role will be contacted directly. However, your profile will remain under consideration for future opportunities that align with your experience and career goals. All qualified applicants will receive fair consideration for employment. We welcome individuals of all backgrounds, experiences, and identities including those who identify as women, members of racialized groups, Indigenous Peoples, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ communities. If you require an accommodation, please review our accessibility policy and reach out to our accessibility officer with any questions. Our human recruiters review all applications and always make the final hiring decision. On occasion, we also use AI-assisted tools to help review applications.