Location: Montreal, QC (On-site, 5 days per week)
Language: Bilingual, professional proficiency in spoken and written French and English
Background Check Requirement: Employment and reference verification

About the Opportunity

This is a people-focused administrative role supporting a close-knit commercial real estate leasing team within a large, established organization in the financial services and real estate space. As a Leasing Assistant, you will be a key connector behind the scenes, helping ensure transactions, data, and documentation flow smoothly across teams and regions.

Working closely with experienced leasing leaders and cross-functional partners such as finance, legal, marketing, and property management, your work will directly support leasing activity across multiple markets. While much of the role is internally facing, you will also interact professionally with brokers and clients by phone and email, helping direct inquiries and keep opportunities moving forward.

What’s in it for You

You’ll join a collaborative, down-to-earth team that values trust, mentorship, and clear communication. This is a great opportunity for someone who enjoys administration, organization, and being the steady backbone of a busy team. The environment is structured yet supportive, offering exposure to commercial real estate operations without the pressure of a sales-driven role. The organization also supports balance with standard business hours, summer hours, benefits, and a generous vacation offering.

Your Responsibilities

• You’ll support day-to-day leasing operations by organizing documentation, tracking transactions, and maintaining accurate data across leasing platforms.
• You’ll coordinate with internal teams and external brokerages to ensure information is current and aligned across regions.
• You’ll manage the leasing inbox and call overflow, filtering and directing inquiries to the right team members.
• You’ll assist with invoicing, billing, purchase orders, and meeting or tour scheduling.
• You’ll monitor public tendering systems to flag relevant opportunities and support lead awareness.
• You’ll prepare reports, presentations, and internal materials to support leadership and committee meetings.

Skills and Qualifications

• 2+ years of experience in commercial real estate administration or a related administrative role
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities
• Comfort working with data entry, invoicing, and document coordination
• Experience using leasing or real estate platforms such as Altus InSite, CoStar, or similar tools
• Professional communication skills and a collaborative, team-first mindset
• Proficiency with Microsoft Office, especially Outlook, Excel, and PowerPoint

Note from the Hiring Manager

“We’re looking for someone who genuinely enjoys administration and being part of a team. If you’re curious, organized, and want to learn, we’ll always take the time to support you.”

Why Partner with Altis

If you’ve never worked with a staffing agency before, we make it easy. We work with top employers across Canada who have great jobs to fill, each vetted and verified by our team. When you apply for a job with Altis, we get to know you as a candidate and learn what your strengths are. Then, if you’re a solid match, we handle all the logistics, advocating for you as a candidate for the role, providing access to coaching and connecting you directly with the hiring manager. And rest assured, all our services are free of cost for candidates.

Lieu : Montréal, QC (sur site, 5 jours par semaine)
Langue : Bilingue, maîtrise professionnelle du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
Vérification préalable : Vérification de l’emploi et des références

À propos de l’opportunité

Il s’agit d’un rôle administratif axé sur les relations humaines, soutenant une équipe restreinte de location immobilière commerciale au sein d’une grande organisation établie dans les secteurs des services financiers et de l’immobilier. En tant qu’Assistant(e) en location, vous serez un maillon clé en coulisses, contribuant à assurer le bon flux des transactions, des données et de la documentation entre les équipes et les régions.

Travaillant en étroite collaboration avec des responsables expérimentés de la location et des partenaires interfonctionnels tels que les services financiers, juridiques, marketing et gestion immobilière, votre travail soutiendra directement les activités de location sur plusieurs marchés. Bien que la majorité du rôle soit interne, vous interagirez également de manière professionnelle avec les courtiers et les clients par téléphone et par courriel, en orientant les demandes et en veillant à ce que les opportunités progressent efficacement.

Ce que nous offrons

Vous rejoindrez une équipe collaborative et authentique qui valorise la confiance, le mentorat et la communication claire. C’est une excellente opportunité pour quelqu’un qui aime l’administration, l’organisation et être le pilier stable d’une équipe dynamique. L’environnement est structuré tout en étant favorable, offrant une exposition aux opérations immobilières commerciales sans la pression d’un rôle orienté ventes. L’organisation favorise également un équilibre avec des heures de travail normales, des horaires d’été, des avantages sociaux et des vacances généreuses.

Vos responsabilités

• Soutenir les opérations quotidiennes de location en organisant la documentation, en suivant les transactions et en maintenant des données précises sur les plateformes de location.
• Coordonner avec les équipes internes et les agences externes pour s’assurer que l’information est à jour et alignée entre les régions.
• Gérer la boîte courriel de location et les appels entrants, en filtrant et en dirigeant les demandes vers les bons membres de l’équipe.
• Assister dans la facturation, la gestion des bons de commande, et la planification des réunions ou des visites.
• Surveiller les systèmes d’appel d’offres publics pour identifier les opportunités pertinentes et soutenir la sensibilisation aux prospects.
• Préparer des rapports, présentations et documents internes pour soutenir la direction et les comités.

Compétences et qualification

• 2+ ans d’expérience en administration immobilière commerciale ou dans un rôle administratif similaire
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités
• À l’aise avec la saisie de données, la facturation et la coordination de documents
• Expérience avec des plateformes de location ou immobilières telles qu’Altus InSite, CoStar ou des outils similaires
• Compétences professionnelles en communication et esprit d’équipe collaboratif
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Excel et PowerPoint

Note du responsable du recrutement

« Nous recherchons quelqu’un qui aime réellement l’administration et faire partie d’une équipe. Si vous êtes curieux(se), organisé(e) et désireux(se) d’apprendre, nous prendrons toujours le temps de vous soutenir. »

Pourquoi collaborer avec Altis

Si vous n’avez jamais travaillé avec une agence de placement auparavant, nous facilitons le processus. Nous collaborons avec des employeurs de premier plan à travers le Canada qui ont d’excellents postes à pourvoir, chacun vérifié par notre équipe. Lorsque vous postulez pour un emploi avec Altis, nous apprenons à vous connaître en tant que candidat(e) et découvrons vos points forts. Ensuite, si vous correspondez bien au poste, nous gérons toute la logistique, défendons votre candidature, fournissons un accompagnement et vous mettons directement en relation avec le responsable du recrutement. Et soyez assuré(e), tous nos services sont gratuits pour les candidats.

We appreciate the time and effort all applicants invest in their submissions. Please note that only candidates shortlisted for this role will be contacted directly. However, your profile will remain under consideration for future opportunities that align with your experience and career goals. All qualified applicants will receive fair consideration for employment. We welcome individuals of all backgrounds, experiences, and identities including those who identify as women, members of racialized groups, Indigenous Peoples, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ communities. If you require an accommodation, please review our accessibility policy and reach out to our accessibility officer with any questions. Our human recruiters review all applications and always make the final hiring decision. On occasion, we also use AI-assisted tools to help review applications.