The Kingston Military Family Resource Centre (KMFRC) is a registered non-profit, charitable organization that supports and enhances the health and well-being of the military community. The KMFRC is Kingston’s primary agency dedicated to meeting the unique needs of the military community. Programs and services are designed to promote community development and to provide social, educational, and volunteer opportunities, empowering the military community and enhancing their health and well-being. The KMFRC is an equity focused employer committed to foster diversity and inclusion in the workplace. We commit to identify, prevent, and eliminate discrimination and harassment in all its forms with respect to race, colour, ancestry, place of origin, physical or mental disability, sex, gender identity or expression, sexual orientation, age, religion, political belief, marital status, or family status of that person or that group or class of people.

External Posting

Title: Site Operations Administrator (Bilingual)

Position: Full-time

Position Function:

The Site Operations Administrator is responsible for supervising a small team of Information Services Assistants to ensure efficient and smooth front desk operations to welcome clients, provide information & referrals and offer front-line support. They oversee the input, review and maintenance of client registrations and prepare sales reconciliations for the front desk. They are actively involved in community outreach and assists with hospitality support when needed. They are also responsible for ensuring the overall safety and security of the KMFRC building, including all property and assets. They also provide building administrative support including overseeing workorders and are the main contact for the janitorial services and contractors. They are an active member of the Joint Health and Safety Committee and act as Fire Warden. For optimal success, this position will also be responsible for assisting with other related tasks to support the overall team function, as required.  

Team Function:

This position is a part of the Level 1: Information and Awareness team. This team is responsible for client services (e.g. welcome clients, information and referrals, registrations, payments), community outreach & services (e.g. Coffee Breaks and CFB Kingston Connect-A-Thon), building security & maintenance (e.g. company vehicle and trailer, fire warden), company equipment & supplies (ordering, tracking, and inventory), committee participation (i.e. Wellness & Social and Joint Health & Safety), marketing & promotion, communications & branding, volunteer services, presentations & briefings, community engagement, hospitality support (e.g. for special site visits) and fundraising & donations.

Desired Minimum Knowledge, Education and Experience

• High School Diploma (or equivalent) AND at least three (3) years’ experience working in related field (Facility Maintenance, Health and Safety, Customer Service etc.);
• A minimum of 2 years supervisory experience.
• Excellent written and oral skills in English and French (approx. 30% of clients are francophone). Other languages are considered an asset. If there are no successful bilingual (French/English) candidates, other candidates will be considered.
• Excellent computer skills in a Microsoft Windows environment (Microsoft 365 Business).
• Experience in handling security/information and ability to identify various risks and hazards.
• Proven initiative and strong organizational skills.
• Excellent analytical and problem-solving skills
• Knowledge of DND protocol and processes, an asset.
• Current CPIC including Vulnerable Sector Check.
• Current First Aid/CPR Certificate.
• Healthy and Safety Certification, an asset
• Must have a valid driver’s license.
• Understands the need to strictly follow legal and Health and Safety regulations, enforce them and explains how to respect them.
• Must be eligible to undergo Department of National Defence reliability screening; continued employment is conditional on obtaining the appropriate reliability clearance.

Work Conditions, Salary, and Benefits 

• 5 hours per week  
• Salary: $52,000 to $57,000 per annum (after probation)
• Paid vacation and sick leave, including wellness days (after probation)
• Health and Dental Benefits for the employee (after probation)
• Group Retirement Saving Plan – matching program up to 2% of employee salary (after probation)
• Professional and personal development opportunities  
• Free and accessible parking  
• Eligible for a CFOne Card to access rewards, discounts, and services cfappreciation.ca  (after probation)

KMFRC welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. 

Candidates interested in this position may submit their resume and cover letter in English, clearly indicating their skills and experience as they relate to this position by 4 p.m. Friday, 20 June 2025, to:  Human Resources Department; recruitment@kmfrc.com

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Le Centre de ressources pour les familles des militaires de Kingston (CRFMK) est un organisme de bienfaisance enregistré sans but lucratif qui appuie et améliore la santé et le bien-être de la communauté militaire. Le CRFMK est le principal organisme de Kingston voué à répondre aux besoins uniques de la communauté militaire. Les programmes et les services sont conçus pour promouvoir le développement communautaire et offrir des possibilités sociales, éducatives et bénévoles, habiliter la communauté militaire et améliorer sa santé et son bien-être. Le CRFMK est un employeur équitable et s’engageant à favoriser la diversité et l’inclusion en milieu de travail. Nous nous engageons à identifier, à prévenir et à éliminer la discrimination et le harcèlement sous toutes ses formes en ce qui concerne la race, la couleur, l’ascendance, le lieu d’origine, un handicap physique ou mental, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, la religion, les convictions politiques, l’état civil ou la situation familiale de toute personne, tout groupe ou toute catégorie de personnes. 

Affiché à l’externe  

Titre :  Administrateur des opérations du site (Bilingue)

Poste : Temps plein   

Fonctions liées au poste: L'administrateur des opérations du site supervise une petite équipe d'assistants aux services d'information afin d'assurer l'efficacité et le bon fonctionnement de la réception : accueillir les clients, fournir des informations et des orientations, et offrir un soutien de première ligne. Il supervise la saisie, la vérification et la gestion des inscriptions des clients, et prépare les rapprochements de ventes pour la réception. Il participe activement à la sensibilisation de la communauté et apporte son soutien à l'accueil, au besoin. Il est également responsable de la sécurité générale du bâtiment du CRFMK, y compris de tous les biens et actifs. Il fournit également un soutien administratif au bâtiment, notamment la supervision des bons de travail, et est le principal contact pour les services d'entretien et les entrepreneurs. Il est membre actif du comité mixte de santé et de sécurité et agit à titre de responsable de la sécurité incendie. Pour une réussite optimale, le titulaire du poste sera également chargé d'effectuer d'autres tâches connexes afin de soutenir le fonctionnement global de l'équipe, au besoin.

Fonction d'équipe: Ce poste fait partie de l'équipe de niveau 1 : Information et sensibilisation. Cette équipe est responsable du service à la clientèle (accueil, information et orientation, inscriptions, paiements, etc.), de la sensibilisation et des services communautaires (pauses-café et Connect-A-Thon de la BFC Kingston, etc.), de la sécurité et de l'entretien des bâtiments (véhicule et remorque de l'entreprise, service de sécurité incendie, etc.), de l'équipement et des fournitures de l'entreprise (commandes, suivi et inventaire), de la participation aux comités (bien-être et santé sociale, santé et sécurité conjointes, etc.), du marketing et de la promotion, des communications et de l'image de marque, des services bénévoles, des présentations et des séances d'information, de l'engagement communautaire, du soutien à l'accueil (visites spéciales de sites, etc.), ainsi que des collectes de fonds et des dons.

Connaissances, formation et expérience minimales souhaitées 

• Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) ET au moins trois (3) années d'expérience de travail dans un domaine connexe (entretien des installations, santé et sécurité, service à la clientèle, etc.);
• Au moins 2 ans d’expérience en supervision.
• Excellentes compétences écrites et orales en anglais et en français (environ 30 % de la clientèle est francophone). La connaissance d'autres langues est un atout. Si aucun candidat bilingue (français/anglais) n'est retenu, d'autres candidatures seront prises en considération.
• Excellentes compétences informatiques dans un environnement Microsoft Windows (Microsoft 365 Business).
• Expérience dans la gestion de la sécurité/de l’information et capacité à identifier divers risques et dangers.
• Initiative avérée et solides compétences organisationnelles.
• Excellentes compétences d’analyse et de résolution de problèmes
• Connaissance du protocole et des processus du MDN, un atout.
• CPIC actuel, y compris la vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables.
• Certificat actuel de premiers soins/RCR.
• Certification en santé et sécurité, un atout
• Doit avoir un permis de conduire valide.
• Comprend la nécessité de suivre strictement les réglementations légales et de santé et sécurité, les faire respecter et explique comment les respecter.
• Doit être admissible à se soumettre à une vérification de fiabilité du ministère de la Défense nationale; le maintien de l'emploi est conditionnel à l'obtention de l'autorisation de fiabilité appropriée.

Conditions de travail, salaire et avantages sociaux    

• 37,5 heures par semaine   
• Salaire: $52,000 to $57,000 par année (après la période de probation) 
• Vacances payées et congés de maladie (y compris des jours de bien-être) après la période de probation) 
• Régime de soins de santé et de soins dentaires pour l’employé ou l'employée (après la période de probation) 
• Régime collectif d’épargne-retraite – programme de contrepartie jusqu’à concurrence de 2 % du salaire de l’employée (après la période probatoire) 
  • Possibilités de perfectionnement personnel et professionnel
• Stationnement gratuit et accessible   
• Possibilité d’obtenir une carte CFOne pour accéder à des récompenses, des réductions et des services (cfappreciation.ca) après la période de probation) 

Le CRFMK accueille favorablement et encourage les demandes de personnes qui ont des handicaps. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.  

Les personnes souhaitant postuler doivent soumettre leur lettre de présentation et leur curriculum vitæ en anglais, au plus tard, le vendredi 20 juin 2025 à 16h00 à : Département des ressources humaines; recruitment@kmfrc.com