The Kingston Military Family Resource Centre (KMFRC) is a registered non-profit, charitable organization that supports and enhances the health and well-being of the military community. The KMFRC is Kingston’s primary agency dedicated to meeting the unique needs of the military community. Programs and services are designed to promote community development and to provide social, educational, and volunteer opportunities, empowering the military community and enhancing their health and well-being. The KMFRC is an equity focused employer committed to foster diversity and inclusion in the workplace. We commit to identify, prevent, and eliminate discrimination and harassment in all its forms with respect to race, colour, ancestry, place of origin, physical or mental disability, sex, gender identity or expression, sexual orientation, age, religion, political belief, marital status, or family status of that person or that group or class of people.

External Posting

Title: Information Services Assistant (Bilingual)

Position: Full-Time

Position Function: The Information Services Assistant position is responsible for organizing and coordinating delivery of intake and offering front-line support. They assess client needs, providing emotional support, information, assistance, and facilitate referrals to KMFRC staff, service providers and mental health professionals, as required.

They input, review and maintain client intake and family registration data in Client Relationship Management (Penelope) system. They facilitate the integration of newly posted families to the community by directing them to a community service provider in their region and/or assigning them to a Military Family Navigator. In addition, level 1 personnel provide immediate crisis intervention, secure support as required, research and liaise with community service providers to identify local community programs, services and activities that meet the needs of the Canadian Armed Forces (CAF) families.

They assist clients while delivering exceptional customer service and creating an overall welcoming environment. This position is also responsible for processing payments and providing administrative support for the organization.

Team Function: This position is a part of the Level 1: Information and Awareness team. This team is responsible for client services (e.g. welcome clients, information and referrals, registrations, payments), community outreach & services (e.g. Coffee Breaks and CFB Kingston Connect-A-Thon), building security & maintenance (e.g. company vehicle and trailer, fire warden), company equipment & supplies (ordering, tracking, and inventory), committee participation (i.e. Wellness & Social and Joint Health & Safety), marketing & promotion, communications & branding, volunteer services, presentations & briefings, community engagement, hospitality support (e.g. for special site visits) and fundraising & donations.  

DESIRED MINIMUM KNOWLEDGE, EDUCATION AND EXPERIENCE

• College diploma in Social Services, Mental Health, Human Services, or related field, OR Demonstrated equivalent combination of education, training and/or experience, AND Several years of experience in human/family services providing frontline support;
• A minimum of two years’ experience in reception/administration;
• Excellent computer skills in a Microsoft Windows environment. Must include knowledge of Word, Excel, Outlook, Access and Internet;
• Excellent written and oral skills in English and French (approx. 30% of clients are francophone). Other languages are considered an asset. If there are no successful bilingual (French/English) candidates, other candidates will be considered;
• Knowledge of front-line services best practices, including filing systems, records management and crisis intervention techniques;
• Knowledge of community services, programs and organizations as well as local and national family resources and services programs an asset;
• Current CPIC including Vulnerable Sector Check (required upon hiring);
• Current Standard First Aid/CPR Level C certificate (required upon hiring);
• Ability to work flexible hours; required to work early mornings (opening), afternoons, evenings (closing) and occasional Saturday morning shifts (opening and closing). Hours of work are 37.5 hours per week. Schedule may vary to meet operational requirements.
• Must be eligible to undergo Department of National Defence reliability screening; continued employment is conditional on obtaining the appropriate reliability clearance.

WORK CONDITIONS, SALARY AND BENEFITS

• 5 hours per week  
• Salary range: $40,822.00 to $41,908.96 per annum (after probation) 
• Paid vacation and sick leave, including wellness days (after probation) 
• Health and Dental Benefits for the employee (after probation)
• Group Retirement Saving Plan – matching program up to 2% of employee salary (after probation)
• Professional and personal development opportunities  
• Free and accessible parking  
• Eligible for a CFOne Card to access rewards, discounts, and services cfappreciation.ca  (after probation)

KMFRC welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. 

Candidates interested in this position may submit their resume and cover letter in English, clearly indicating their skills and experience as they relate to this position by 4 p.m. Monday, May 19, 2025, to: Human Resources Department - Recruitment@kmfrc.com

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Le Centre de ressources pour les familles des militaires de Kingston (CRFMK) est un organisme à but non lucratif enregistré qui soutient et améliore la santé et le bien-être de la communauté militaire. Le CRFMK est le principal organisme de Kingston chargé de répondre aux besoins spécifiques de la communauté militaire. Ses programmes et services sont conçus de façon à promouvoir le développement de la communauté et à offrir des activités sociales, éducatives et de bénévolat, afin d’autonomiser la communauté militaire et d’améliorer sa santé et son bien-être. Le CRFMK est un employeur soucieux d’équité qui s’engage à favoriser la diversité et l’inclusion en milieu de travail. Nous nous engageons à identifier, prévenir et éliminer la discrimination et le harcèlement sous toutes leurs formes en ce qui concerne la race, la couleur, l’origine ethnique, le handicap physique ou mental, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, la religion, les convictions politiques, l’état matrimonial ou la situation de famille de cette personne, de ce groupe ou de cette catégorie de personnes.

Concours externe

Titre du poste : Adjoint (e) des services d’information (bilingue)

Type de poste : Poste à temps plein

Fonction de position: L’adjoint(e) des services d’information est chargé d’organiser et de coordonner les services d’accueil et d’offrir un soutien de première ligne. Le ou la titulaire de ce poste doit évaluer les besoins des clients, leur apporter un soutien émotionnel, leur fournir une aide et des renseignements, et les diriger vers le personnel du CRFMK, les prestataires de services et les professionnels de la santé mentale, le cas échéant.

Il ou elle doit saisir, examiner et mettre à jour les données relatives à l’accueil des clients et à l’enregistrement des familles dans le système de gestion des relations avec les clients (Penelope) et faciliter l’intégration des familles nouvellement affectées dans la communauté en les orientant vers un prestataire de services communautaires dans leur région et/ou en les affectant à un intervenant qui s’occupe des familles des militaires. En outre, le personnel de niveau 1 intervient immédiatement en cas de crise, assure le soutien nécessaire, recherche des prestataires de services communautaires et assure la liaison avec eux afin d’identifier les programmes, services et activités communautaires locaux qui répondent aux besoins des familles des Forces armées canadiennes (FAC).

Le ou la titulaire du poste doit venir en aide aux clients tout en offrant un service à la clientèle exceptionnel et en créant un environnement accueillant. Il ou elle doit également traiter les paiements et fournir un soutien administratif à l’organisation.

Fonction de l'équipe: Ce poste fait partie de l'équipe de niveau 1: Information et sensibilisation. Cette équipe est responsable des services à la clientèle (p. ex. accueil des clients, information et aiguillage, inscriptions, paiements), de la sensibilisation et des services à la communauté (p. ex. Pause Café et Connect-A-Thon de la BFC Kingston), de la sécurité et de l'entretien du bâtiment (p. ex., véhicule et remorque de l'entreprise, agent de sécurité incendie), de l'équipement et des fournitures de l'entreprise (commande, suivi et inventaire), de la participation à des comités (p. ex. , participation à des comités (bien-être et activités sociaux, santé et sécurité au travail), marketing et promotion, communications et image de marque, services de bénévolat, présentations et séances d'information, engagement communautaire, soutien à l'accueil (p. ex. pour des visites spéciales) et collecte de fonds et de dons.

CONNAISSANCES, FORMATION ET EXPÉRIENCE MINIMALES SOUHAITÉES

• Diplôme universitaire en services sociaux, santé mentale, services à la personne ou dans un domaine connexe, OU combinaison équivalente d’études, de formation et/ou d’expérience, ET plusieurs années d’expérience dans les services à la personne/à la famille en tant que soutien de première ligne.
• Un minimum de deux années d’expérience en accueil/administration.
• Excellentes compétences informatiques dans un environnement Microsoft Windows. La connaissance de Word, Excel, Outlook, Access et Internet est indispensable.
• Excellentes compétences écrites et orales en anglais et en français (environ 30 % des clients sont francophones). La connaissance d’autres langues est considérée comme un atout. En l’absence de candidats bilingues (français/anglais) répondant à toutes les exigences, d’autres candidats seront pris en considération.
• Connaissance des meilleures pratiques en matière de services de première ligne, y compris les systèmes de classement, la gestion des dossiers et les techniques d’intervention en cas de crise.
• La connaissance des services, programmes et organisations communautaires, ainsi que des ressources et programmes de services familiaux locaux et nationaux constitue un atout.
• Dossier à jour du CIPC, y compris la vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (exigée à l’embauche).
• Certificat valide de secourisme et de réanimation cardio-pulmonaire de niveau C (exigé à l’embauche).
• Capacité de travailler selon un horaire flexible; la présence du ou de la titulaire est nécessaire tôt le matin (à l’ouverture des bureaux), en après-midi, en soirée (à la fermeture des bureaux) et occasionnellement le samedi matin (à l’ouverture et à la fermeture des bureaux). Les heures de travail sont de 37,5 heures par semaine. Les horaires peuvent varier en fonction des besoins opérationnels.
• Doit pouvoir se soumettre à un contrôle de fiabilité du ministère de la Défense nationale; le maintien en poste est tributaire de l’obtention d’une cote de fiabilité appropriée.

CONDITIONS DE TRAVAIL, SALAIRE ET AVANTAGES SOCIAUX

• 37,5 heures par semaine  
• Rémunération : 40 822,00 $ - 41 908,96 $ par année (après la période de stage)
• Vacances et congés de maladie payés, y compris des jours de mieux-être (après la période de stage)
• Régime d’assurance maladie et de soins dentaires (après la période de stage)
• Régime d’épargne retraite collectif – programme de couplage jusqu’à concurrence de 2 % du salaire de l’employé(e) (après la période de stage)
• Possibilités de perfectionnement personnel et professionnel  
• Stationnement gratuit et accessible  
• Possibilité d’obtenir une carte Une FC pour accéder à des récompenses, des réductions et des services – https://sbmfc.ca/rabais-magasinage  (après la période de stage).

Le CRFMK accepte et encourage les candidatures de personnes handicapées. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. 

Les personnes intéressées peuvent soumettre leur CV et une lettre de motivation indiquant clairement leurs compétences et leur expérience en rapport avec ce poste, d’ici le lundi, mai 19, 2025 à 16 heures, aux Ressources humaines – Recruitment@kmfrc.com