À notre sujet

La mission de la Direction des programmes et des services de langue française du ministère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance est de fournir des programmes et des services éducationnels de haute qualité promouvant la réalité acadienne et francophone de la Nouvelle-Écosse et sa diversité culturelle ainsi que de favoriser la compétence dans les deux langues officielles du Canada.

Au sujet de cet emploi

Sous la direction de la directrice des programmes et de l’élaboration des programmes d’études de français langue seconde, vous assurerez l’offre de services de soutien administratif et de gestion de bureau à la division. Vous devez être débrouillarde, organisée, attentive aux détails et capable de bien communiquer quand le personnel du ministère, les partenaires du système éducatif et le grand public vous adressent des demandes.

Vous aurez pour responsabilité de préparer les versions provisoires de la correspondance qui doit être signée par la directrice (quand cela est approprié), de coordonner les arrangements pour les réunions et les rendez-vous de la directrice, d’offrir des services de secrétariat aux comités qui relèvent des responsabilités de la division, de créer et tenir à jour des bases de données, de coordonner l’achat de ressources, de concevoir et produire des rapports et des documents de présentation, de gérer des systèmes de dossiers sous forme imprimée et électronique, d’assurer le tri et le classement par ordre de priorité du courrier adressé à la division et de fournir des documents d’appoint si nécessaire.

À votre sujet

Pour être retenu(e), vous devez avoir un cours d’une année en secrétariat ou en gestion de bureau, ainsi qu’au moins trois années d’expérience en secrétariat ou en soutien administratif. On pourra accepter une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Autres exigences :

• Maitrise du français et l’anglais à l’oral et à l’écrit;
• Initiative et bon jugement quand il s’agit de planifier son travail conformément aux priorités et aux échéances;
• Compétences manifestes en ce qui concerne la priorisation des responsabilités et capacité d’établir de bonnes relations de travail et de bien gérer les affaires avec discrétion, confidentialité, tact et diplomatie;
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps;
• Excellentes compétences en grammaire, en relecture, en correction et en secrétariat;
• Maitrise de Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook et des applications de partage sur le Web, comme Moodle et Google Docs;
• Aptitudes manifestes pour le travail d’équipe. 

Le fait d’avoir de l’expérience en coordination des activités de bureau et en gestion de budgets sera considéré comme un atout.

Avantages sociaux

Conformément à l’entente avec le syndicat, le gouvernement de la Nouvelle-Écosse offre à ses employés tout un éventail d’avantages sociaux, en fonction de la nature du contrat proposé : assurance-maladie, assurance pour les soins dentaires, assurance-vie, retraite, couverture générale en cas de maladie (de courte ou de longue durée), congés payés et programmes d’aide pour les employés et les familles. 

Prestations offertes

• Services de perfectionnement professionnel vous donnant accès à des conseils, des outils, des ressources et des activités de formation continue à toutes les étapes de votre carrière.
• Milieu de travail motivant. Nos employés se considèrent comme reconnus à leur juste valeur et respectés et ils ont le sentiment d’avoir des liens avec les autres et d’être à la page. Nos politiques et nos stratégies sont tournées vers l’avenir.
• Innombrables cheminements professionnels pour les Néoécossaises et les Néoécossais.
• Emplois du temps souples propres à chaque ministère pour les horaires de travail.

Classification: CL 18

Échelle salaire :  $1,684.00 - $1,884.17 Bi-Weekly

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, envoyez un courriel à Competitions@novascotia.ca

Administrative Assistant (Secretary 2/Secrétaire 2, Bilingue)

Competition # 45775 

Administrative Assistant (Secretary 2/Secrétaire 2, Bilingue), Permanent, HALIFAX  

Education & Early Childhood Development

Posting Closing Date: 30-Apr-25

Our goal is to be a diverse workforce that is representative, at all job levels, of the citizens we serve.  The Government of Nova Scotia has an Employment Equity Policy and we welcome applications from Aboriginal People, African Nova Scotians and Other Racially Visible Persons, Persons with Disabilities and Women in occupations or positions where they are under-represented.  If you are a member of one of the equity groups, you are encouraged to self-identify, on your application form, cover letter, or on your resume.

About Us

The mission of the Department of Education and Early Childhood Development's French Programs and Services Branch is to provide quality educational programs and services that promote Nova Scotia's Acadian and francophone reality and its cultural diversity as well as promote proficiency in both of Canada's official languages.

About Our Opportunity

Under the direction of the Director of French Second Language Programs and Curriculum Development, you will provide administrative support and office management for the division. You must be resourceful, organized, detail oriented and can communicate effectively when dealing with inquiries from department staff, education partners, and the public.

You will be responsible for preparing draft correspondence for Director’s signature where appropriate, coordinating arrangements for meetings and appointments for the Director, providing secretarial support to committees falling within the responsibilities of the Division, creating and updating databases, coordinating resource purchases, designing and producing reports and presentation materials, maintaining paper and electronic filing systems, sorting/prioritizing incoming mail, and providing supporting documentation as appropriate.

About You

To be successful in this role, you will possess a one year secretarial/administrative assistant course, plus a minimum of three years of administrative support/secretarial experience. An equivalent combination of education and experience may be acceptable.

You will also possess the following:

• Excellent command of spoken and written French and English.
• Initiative and good judgement in planning work according to priorities and deadlines.
• Proven skills in prioritizing responsibilities, establishing effective working relationships, and efficiently handling matters with discretion, confidentiality, tact and diplomacy.
• Excellent organizational and time management skills.
• High quality grammar, proofreading, editing, and secretarial skills;
• Proficiency in MSWord, PowerPoint, Excel, Outlook and web-based sharing software such as Moodle and Google docs;
• Proven qualities of a team player.

Experience in office coordination and budget management will be considered an asset.

Benefits

Based on the employment status and union agreement, the Government of Nova Scotia offers its employees a wide range of benefits such as a Defined Benefit Pension Plan, Health, Dental, Life Insurance, General illness, Short and Long Term Disability, Vacation and Employee and Family Assistance Programs. For information on all our Benefit program offerings, click here: Benefits for government employees.

What We Offer

• Career Development where you have access to career guidance, tools, resources, and ongoing training for every stage of your career.
• Engaging workplace. Our Employees feel valued, respected, connected, and tuned in. We have forward-thinking policies and strategies.
• Countless Career Paths.
• Department Specific Flexible working schedules.